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Prozessmodellierung

Einige Grundregeln für die Modellierung ereignisgesteuerter Prozessketten

Über das empfehlenswerte – und kostenfreie – Prozessmodellierungs-Tool ARIS Express hatte ich ja im vergangenen Jahr schon einmal hier im Blog berichtet. Im Rahmen unserer derzeit laufenden Vorbereitungen auf die Zertifizierung unseres QM-Systems nach DIN EN 9100 ergibt sich für mich endlich einmal wieder die Gelegenheit, richtig tief in die ARIS-Modellierung einzutauchen. Einige der dabei entstehenden Modelle würde ich ganz gerne auch in unserer Blog-Serie zur Zertifizierung vorstellen und besprechen. Sozusagen als „theoretischen Grundstein“ stelle ich daher heute kurz die wesentlichen Elemente und Regeln für die Modellierung ereignisgesteuerter Prozessketten vor – so habe ich für zukünftige Blogposts ein Regelwerk, auf das ich verweisen kann, und muss alle regelmäßigen Leser nicht mit ständigen Wiederholungen („Was ist ein Ereignis?“) langweilen.

Was ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) sind, hatte ich hier ja schon einmal kurz erläutert. Grundsätzlich kann mit EPKs sowohl der logische als auch der zeitliche Ablauf von Prozessen in einem Unternehmen anschaulich und leicht verständlich dargestellt werden. Dabei ist der Weg oft bereits das halbe Ziel: Allein schon der Prozess der Herausarbeitung von EPKs eröffnet oft neue Sichtweisen auf die IST-Prozesse und offenbart Optimierungsmöglichkeiten (so etwa durch die Parallelisierung von Abläufen oder durch die Vermeidung von Medienbrüchen) zum SOLL. Sind neben den eigentlichen Basiselementen einer EPK (Ereignissen, Aktivitäten, Prozesswegweisern und logischen Verknüpfungen) auch noch Rollen, IT-Systeme, Risiken, Dokumente und Dateninputs bzw. Datenoutputs definiert, ist auch von einer erweiterten ereignisgesteuerten Prozesskette (eEPK) die Rede.

Eine solche EPK bzw. eEPK besteht grundsätzlich aus den nachfolgend kurz vorgestellten Elementen.

Ereignis

Ereignis

Ein Ereignis ist entweder der Auslöser oder das Ergebnis einer Handlung im Betrieb (Aktivität) und steht ansonsten für einen bestimmten Zustand im Prozessverlauf (z.B. „Wartung wurde planmäßig abgeschlossen“ oder „Rechnung wurde versandt“). Eine EPK beginnt dabei stets mit einem Startereignis (z.B. „Anfrage ist eingegangen“) und endet entweder mit einem Endereignis (z.B. „Kundenauftrag wurde abgeschlossen“ oder auch „Anfrage wurde abgebrochen“) oder einem Prozesswegweiser (siehe dazu weiter unten).

Im Kontext der EPK-Modellierung sind Ereignisse stets als passiv, Aktivitäten dagegen stets als aktiv zu betrachten. Dies spielt vor allem bei der Frage eine Rolle, auf welche Weise sich Ereignisse und Aktivitäten über logische Verknüpfungen wie UND und ODER verbinden lassen – da im Rahmen eines passiven Ereignisses beispielsweise keine Entscheidung gefällt werden kann, ist eine ODER-Verknüpfung mit zwei Aktivitäten unzulässig.

Aktivität

Aktivität

Eine Aktivität ist eine im Unternehmen durchgeführte Handlung (z.B. „Auftragserstellung“ oder „Rechnungslegung“). Eine externe Handlung die etwa durch einen Kunden oder einen Zulieferer erfolgt, ist dagegen ein Ereignis (z.B. „Anfrage ist eingegangen“). Auf eine Aktivität folgt stets ein Ereignis, so wie einem Ereignis wiederum eine Aktivität folgt (es sei denn, es handelt sich um ein Start- oder Endereignis bzw. einen Prozesswegweiser). Aktivitäten oder Ereignisse wechseln sich daher in einer EPK permanent ab. Dass zwei Aktivitäten oder zwei Ereignisse aufeinanderfolgen, muss bei der Erstellung eines Modells auf jeden Fall vermieden werden.

Um die „aktive“ bzw. „passive“ Eigenschaft von Aktivitäten und Ereignissen zu unterstreichen, wird von vielen Autoren empfohlen, bei der Beschriftung auf entsprechende aktive bzw. passive Formulierungen zurückzugreifen, so wie ich dies auch bei den Beispielen („Anfrage ist eingegangen“ für ein Ereignis bzw. „Auftragserstellung“ für eine Aktivität) getan habe. Persönlich finde ich diese Vorgehensweise äußerst sinnvoll und kann sie für die Modellierung nur empfehlen.

Rolle bzw. IT-System

Rolle IT-System

Mit der Rolle oder auch Organisationseinheit wird festgelegt, welcher Mitarbeiter bzw. welche Gruppe von Mitarbeitern im Unternehmen eine Aktivität ausführt (also z.B. „Buchführung“ oder auch „QM-Beauftragter“). Das Rollenelement kann daher nur mit Aktivitäten verbunden werden, weil ja nur dort (aktive vs. passive Elemente) ein Mitarbeiter aktiv tätig wird. Wird eine Aktivität nicht von einer Person oder einer Personengruppe (also einer Rolle im Sinne der eben erfolgten Definition), sondern von einem automatisiert arbeitenden IT-System durchgeführt, so wird sie anstatt mit einem Rollenelement mit einem IT-Systemelement verknüpft.

Risiko

Risiko

Mit dem Risiko-Element werden Aktivitäten versehen, bei denen Risiken auftreten, die den gesamten Prozess gefährden können. So könnte beispielsweise die Aktivität „Hochleistungs-Lasermessung“ mit dem Risiko „Augenschäden“ verknüpft werden, ggf. auch gleich noch ergänzt um einen Hinweis zur Minimierung des Risikos („Schutzbrillenpflicht beachten“). Ebenso wie Rollen, können auch Risiken ausschließlich mit Aktivitäten verbunden werden.

Dateninput/Datenoutput bzw. Dokument

DatenbankDokument

Wenn zur Durchführung von Aktivitäten Daten benötigt werden oder während der Durchführung neue Daten entstehen (z.B. ein neuer Satz Kundenstammdaten bei der Anlage eines Neukunden), können die Aktivitäten um Elemente für den Dateninput bzw. Datenoutput ergänzt werden. Die Richtung des Pfeils an der verbindenden Kante zeigt dabei an, ob die Aktivität die verknüpften Daten generiert oder auf diese angewiesen ist. Ebenso wie Rollen und IT-Systeme können auch Dateninputs/Datenoutputs nur mit Aktivitäten verbunden werden. Neben Dateninput/Datenoutput exisitiert mit dem Dokument noch ein weiteres, sehr ähnliches Element, dass auf die Generierung von neuen Dokumenten bzw. auf den Zugriff auf bereits bestehende Dokumente verweist.

Prozesswegweiser

Schnittstelle

Um die Komplexität von EPKs zu reduzieren, lassen sich Prozesse in Unterprozesse gliedern, auf die dann wiederum in übergeordneten Prozessen verwiesen werden kann. So ließe sich beispielsweise im Rahmen eines Auftragsbearbeitungsprozesses auf den separaten Prozess „Rechnungslegung“ verweisen, um nicht den gesamten Rechnungslegungsprozess integrieren zu müssen. Eine EPK kann daher nicht nur mit einem Endereignis, sondern auch mit einem Prozesswegweiser enden.

UND 

UND

Bei UND, ODER und XOR handelt es sich um logische Beziehungen, die gewissermaßen der Steuerung des Prozessflusses dienen. Bei einer UND-Verknüpfung von Ereignissen mit Aktivitäten (hier ist – wie auch in den nachfolgenden Ausführungen – stets die Reihenfolge zu beachten) gilt, dass alle Ereignisse eintreten müssen, um die verknüpfte Aktivität anzustoßen. Bei einer UND-Verküpfung von Aktivitäten mit Ereignissen gilt, dass alle Aktivitäten vollständig durchlaufen sein müssen, bevor das Folgeereignis eintreten kann. So ist z.B. vorstellbar, dass erst eine Überprüfung der Messtechnik UND zudem eine Sichtkontrolle der zu vermessenden Objekte erfolgreich abzuschließen sind, bevor eine Messreihe gestartet werden kann (um mal in unserem Arbeitskontext zu bleiben).

ODER

ODER

Bei einer ODER-Verknüpfung von Ereignissen mit Aktivitäten gilt, dass mindestens eines (aber auch mehrere oder alle) der Ereignisse eingetreten sein muss bzw. müssen, damit die verknüpfte Aktivität angestoßen wird. Umgekehrt bedeutet eine ODER-Verknüpfung von Aktivitäten und Ereignissen, dass mindestens eine (aber auch mehrere oder alle) Aktivitäten durchlaufen worden sein muss bzw. müssen, um das Nachfolgereignis anzustoßen. So ist z.B. denkbar, dass entweder ein schriftlicher ODER auch ein telefonischer Kundenauftrag vorliegen muss, bevor eine Aktivität angestoßen wird (das parallele Eintreten beider Ereignisse die Aktivität aber auch nicht blockiert). Oder – um auch hier im Kontext unserer Arbeit bei HarzOptics zu bleiben: Ein Messung kann zu einem korrekten Ergebnis ODER auch zu einer Fehlmessung führen – was dann wiederum jeweils andere Aktivitäten nach sich zieht.

XOR

XOR

Auch das Exklusiv-Oder bzw. Entweder-Oder teilt einen Prozess in verschiedene Pfade, wobei in diesem Fall gilt, dass stets nur eine Aktivität ausgeführt werden kann bzw. ein Ereignis eintreten darf, damit der Prozess an dieser Stelle weiterläuft. Für die XOR-Verknüpfung von Ereignissen und Aktivitäten gilt somit, dass nur eines der Ereignisse eintreten darf, damit die nachfolgende Aktivität ausgeführt wird. Für die Verknüpfung von Aktivitäten und Ereignissen gilt gleichermaßen, dass nur eine der Aktivitäten durchlaufen werden darf, damit das verknüpfte Ereignis eintreten kann.

Soweit zunächst eine kleine Einführung in die theoretischen Grundlagen der EPK-Modellierung. Da wir für unser QM-Handbuch in den kommenden Monaten zahlreiche EPKs modellieren werden, wird sich im Rahmen meiner Zertifizierungs-Blogserie sicher die Chance ergeben, die eine oder andere EPK beispielhaft hier im Blog vorzustellen, ohne dabei gleich Geschäftsgeheimnisse zu verraten…

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Über Christian Reinboth

http://www.christian-reinboth.de

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  1. Pingback: Modellierung ereignisgesteuerter Prozessketten: UND, ODER, XOR | HarzOptics GmbH - 2. Juli 2013

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