//
du liest...
DIN EN 9100

Zertifizierung nach DIN EN 9100: Signaturlisten

Nach einer längeren Sendepause soll hier im Instituts-Blog nun endlich wieder die begonnene Artikelserie zur anstehenden Zertifizierung der HarzOptics GmbH nach der DIN EN ISO 9001 bzw. nach der DIN EN 9100 fortgeführt werden – heute allerdings nur mit einem kurzen Beitrag zur Nutzung von Signaturlisten als Arbeitserleichterung in der praktischen Umsetzung der beiden ISO-Normen.

Grundsätzlich gilt, dass sämtliche Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Prüfanweisungen durch die Geschäftsleitung bzw. die jeweiligen Prozessverantwortlichen freizugeben sind, bevor sie die derzeit geltenden Anweisungen ersetzen können. Eine solche Freigabe erfolgt üblicherweise per Unterschrift unter die jeweilige Anweisung, wobei simple elektronische (d.h. eingescannte und beliebig in ein Dokument hineinkopierbare) Unterschriften aus naheliegenden Gründen nicht gerne gesehen werden. Dies bedeutet, dass bei größeren Organisationen unter Umständen hunderte von Anweisungen mit Original-Signaturen versehen bzw. bei jeder Änderung neu signiert werden müssen. Wie genau die Freigabe zu erfolgen hat, wird zwar in der Verfahrensanweisung zur Lenkung von Dokumenten durch das Unternehmen selbst festgelegt, da das beschriebene Prozedere aber die Vorgaben der jeweiligen Norm erfüllen muss, ist eine Freigabe von Dokumenten durch die persönliche Unterschrift des Verantwortlichen im Grunde nicht zu umgehen.

Signaturliste

Beispielhafte Signaturliste aus unserem aktuellen Entwurf der QM-Dokumentation.

 

In Teilen der einschlägigen Literatur wird empfohlen, die „Signaturorgie“ durch Einführung von Signaturlisten zu begrenzen, in denen beispielsweise alle gültigen Verfahrensanweisungen oder alle gültigen Arbeits- und Prüfanweisungen verzeichnet sind. Durch das Abzeichnen einer solchen Liste setzt die Geschäfts- bzw. Geschäftsbereichsleitung gleichsam alle hierauf verzeichneten Dokumente in der jeweils aktuellen Fassung (identifizierbar über Revisionsstand, Revisionsdatum und die Angabe des letzten Bearbeiters) in Kraft, wodurch man sich die Einzelabzeichnung der gelisteten Dokumente erspart. Dieses Verfahren hat natürlich den erkennbaren Nachteil, dass bei einer Änderung an nur einem der aufgelisteten Dokumente die gesamte Liste ihre Gültigkeit verliert und neu gedruckt und unterzeichnet werden muss – was gegenüber den möglichen Alternativen aber immer noch mit einer Zeitersparnis und vor allem einer Prozessvereinfachung verbunden und somit durchaus sinnvoll ist. Für unser eigenes Zertifizierungsprojekt haben wir deshalb bereits entsprechende Signaturlisten entworfen – und sind schon gespannt, ob uns der externe Auditor diese Arbeitserleichterung gestattet.

Advertisements

Über Christian Reinboth

http://www.christian-reinboth.de

Diskussionen

Es gibt noch keine Kommentare.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: